Bedrijfsuitje organiseren? Wij geven je 6 tips!

Het is belangrijk om een doel te stellen voor het uitje. Je kunt jezelf een aantal vragen stellen. Bedenk voor wie het uitje wordt georganiseerd en wat je ermee wilt bereiken. Is het uitje om de medewerkers te bedanken, de teambuilding te bevorderen of is het tijd voor een leuke en gezellige middag? Door een helder doel te hebben, kun je ervoor zorgen dat het uitje aansluit bij de behoeften van het bedrijf en het team.

Daarnaast helpt een duidelijk doel ook bij het kiezen van de activiteit die jullie gaan doen. Een teambuildingactiviteit gericht op samenwerken zoals een sportdag heeft een ander doel dan een workshop cocktails maken (én proeven). Door het stellen van doelen, kan je makkelijker en gerichter een plan maken voor het geplande evenement.

Het is belangrijk om een uitgedacht plan te hebben als je een bedrijfsuitje gaat organiseren. Een goede voorbereiding is van essentieel belang om de dag goed te laten verlopen. Stel een planning op en begin op tijd met het regelen van de details. Een draaiboek kan een handig tool zijn om alles helder op papier te krijgen. Denk hierbij aan het reserveren van een locatie, de communicatie, en (indien nodig) het regelen van vervoer.

Een onderdeel van je plan is het opstellen van het budget. Dit is een belangrijk aspect. Houd dit in gedachten bij het organiseren van alle zaken. Het is van belang om te kijken hoeveel je wilt spenderen aan de activiteit, locatie, vervoer en catering. Tevens is het verstandig om budget vrij te houden voor onverwachte kosten. Binnen het budget is het ook leuk om na te denken over attributen, aankleding, eventueel een fotograaf of bijvoorbeeld entertainment tijdens het diner.

Misschien wel het belangrijkste van de dag! Wat ga je doen? Of je nu kiest voor één van de actieve bedrijfsuitjes, een creatieve workshop of een spetterend feest: de mogelijkheden zijn eindeloos. Er zijn verschillende aspecten die een rol spelen bij het maken van de juiste keuze voor een activiteit. Dit zijn:

• Doelstelling
• Groepsgrootte
• Leeftijd en interesses
• Weersomstandigheden
• Budget & WKR

De kunst is om iets te bedenken dat aansluit op het doel en waar iedereen aan mee kan doen. Vind je het leuk om mensen zelf te laten kiezen en inzicht te krijgen in de wensen? Ga dan eens met zijn allen brainstormen. Op deze manier krijg je inzicht in wat mensen willen en zet je (stiekem) een creatief proces in gang binnen het team. Vergeet ook niet dat er genoeg afwisseling moet zijn gedurende de dag. Zorg voor een goede balans tussen actief en ontspannen.

Bij het plannen van een bedrijfsuitje is het belangrijk om de gelegenheid zorgvuldig te overwegen. Door de activiteit af te stemmen op de gelegenheid, zorg je ervoor dat het evenement zowel effectief als memorabel wordt. Voor kleinere bedrijfsuitjes zijn intieme en persoonlijke activiteiten perfect. Denk aan creatieve workshop of een escaperoom. De Workshop Schilderen als Picasso is een leuke activiteit voor een intiemer bedrijfsuitje. Dit soort activiteiten zorgen voor een goede spirit en zorgen voor een ontspannen sfeer.

Voor groter bedrijfsuitjes kun je kiezen voor meerdere veelzijdige activiteiten. Overweeg een sportdag met diverse teamsporten, een teambuildingsprogramma (bijvoorbeeld het Robinson Uitje of de Beach Games) of een gala-avond op een unieke locatie. Deze activiteiten bieden ruimte voor interactie en plezier met een grotere groep.

Niet iedereen geniet van dezelfde activiteiten en uitstapjes. Tevens zijn verschillende interesses en uiteenlopende leeftijden bij het kiezen van een activiteit bepalend. Wat voor de één een spannend avontuur is, kan voor een ander minder aantrekkelijk zijn.

Houdt in gedachten dat het weer een belangrijke rol speelt, als je het bedrijfsuitje gaat organiseren, zeker als je een buiten activiteit organiseert. Zorg voor een back-up plan als het weer toch tegen zit of kies voor een indoor optie in de herfst of winter.

Je kunt ervoor kiezen om het bedrijfsuitje te combineren met een informatiesessie of vergadering die relevant is voor het werk. Neem ook de WKR (werkkostenregeling) hierbij mee in je beslissing. Dit is belangrijk omdat kosten voor zakelijke activiteiten soms fiscaal gunstiger kunnen worden afgehandeld. Zo voorkom je dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onverwacht als loon belast worden.

Je activiteit is leidend voor de locatie, vergeet dat niet met het plannen. Bij het boeken van een locatie zijn er verschillende aspecten die je kunt overwegen. Het is belangrijk om goed na te denken en door rekening te houden met deze factoren, kun je ervoor zorgen dat alles soepel verloopt en je evenement een succes wordt.

Bij het organiseren van een bedrijfsuitje is het belangrijk dat je tijdig begint, zodat je eventueel een populaire locatie kunt reserveren. Vroegtijdig plannen geeft je ook de ruimte om verschillende opties te overwegen en te bekijken. Hierdoor voorkom je last-minute stress en kan jij je focussen op de rest van het evenement.

Houd er rekening mee dat genodigden waarschijnlijk uit verschillende delen van het land komen, en kies daarom een centraal gelegen locatie. Een centrale locatie maakt het ook makkelijker om de logistiek te coördineren zoals bijvoorbeeld vervoer.

Denk na over hoe de genodigden naar de locatie zullen komen. Gaan de genodigden met georganiseerd vervoer, met de auto of het openbaar vervoer? Het is belangrijk om een locatie te kiezen waar men de auto kan parkeren en die goed is te bereiken met het openbaar vervoer.

De sfeer van een locatie is erg belangrijk. Het moet passen bij het doel van het uitje en de wensen van de gasten. Kies je voor een formele of informele locatie? Dit hangt af van het aantal deelnemers en de aard van de activiteit. Je kunt kiezen voor een levendige en toegankelijke sfeer,een natuurgebied voor een rustige en ontspannen ambiance of bijvoorbeeld een historische omgeving.

Je wilt natuurlijk je gasten goed verzorgen met catering. Veel locaties bieden catering aan wanneer je bij hen boekt. Bedenk van tevoren of je hiervan gebruik wilt maken en in welke vorm.

Hoe meer zielen, hoe meer vreugde! Je wilt natuurlijk dat zoveel mogelijk collega’s naar deze geweldige dag komen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de communicatie over het evenement. Kondig het evenement tijdig aan bij de genodigden zodat zij er rekening mee kunnen houden. Maak de uitnodiging aantrekkelijk en zorg dat de belangrijke informatie (bijvoorbeeld tijd, datum en locatie) helder is. Bedenk of je de communicatie online of offline wilt laten verlopen en zet een datum in de agenda om een herinnering te versturen.

Een waardevolle aanvulling op de communicatie zou zijn om enige tijd na het bedrijfsuitje een terugblik te delen. Op deze manier kunnen jullie nog lange tijd nagenieten van het evenement.

Een geslaagd uitje is natuurlijk het doel. Door feedback te vragen, krijg je inzicht in hoe iedereen het die dag ervaren heeft. Dit kan op de dag zelf of bijvoorbeeld een paar dagen daarna.

Stel open en kritische vragen: Wat was het leukste van de dag? Wat kon beter? En wat zou je willen voor een volgend bedrijfsuitje? Op deze manier wordt het volgende uitje een nog groter succes.