- Homepage
- Uitnodiging voor een bedrijfsuitje maken? Hier moet je opletten.
25 september 2024 - door Isa van Hoorn
Uitnodiging voor een bedrijfsuitje maken? Hier moet je opletten.
Een bedrijfsuitje is de ideale manier om samen met je collega’s eropuit te gaan, iets leuks te doen en te werken aan verschillende doelen. Als je onze vorige blogs hebt gelezen en hier inspiratie uit hebt opgedaan voor een leuk bedrijfsuitje, dan kun je nu aan de slag met het plannen ervan. Een cruciaal onderdeel van het plannen is de communicatie van het evenement. Vergeet niet dat de uitnodiging de eerste indruk is die jouw collega’s van het uitje krijgen. You never get a second chance, to make a first impression, dus denk hier goed over na. Wij geven je een aantal tips waar je op moet letten bij het maken van een uitnodiging voor een bedrijfsuitje.
Voor wat ga jij: online of offline?
Bepaal eerst of je uitnodiging online of offline wilt gaan versturen. Online uitnodigingen zijn vooral gemakkelijker als je een bedrijfsuitje met een grote groep gaat organiseren. Dit kan bijvoorbeeld via e-mail. Ze zijn ook ideaal voor het versturen van aanvullende informatie of reminders. Je kan er ook voor kiezen om de aankondiging te delen op het intranet van het bedrijf. Online uitnodigingen zijn efficiënt, budgetvriendelijk en milieuvriendelijk. Als je liever een andere aanpak kiest, kun je ook offline uitnodigingen overwegen. Dit kan in de vorm van persoonlijke kaarten, flyers of posters. Voor een bedrijfsuitje met een kleine groep is een persoonlijke kaart een uitstekende manier om mensen zich speciaal te laten voelen. Flyers of posters kun je verspreiden over jullie kantoor.
De essentiële informatie: wat is van belang voor de genodigden?
- Datum & Tijd: Vermeld duidelijk de datum van het evenement, de aanvangstijd en de eindtijd in de uitnodiging.
- Locatie: Het is belangrijk om de locatie duidelijk te vermelden. Maak het gemakkelijk voor de genodigden door een routebeschrijving toe te voegen en suggesties voor parkeerplekken te doen.
- Dresscode: de dresscode kan afhankelijk zijn van de activiteit. Door dit te vermelden, zorg je ervoor dat de genodigden goed voorbereid zijn. Moeten ze kantoorkleding, sportkleding of bijvoorbeeld galakleding dragen?
- Programma: Voeg een programma toe aan de uitnodiging om de genodigden een idee te geven van hoe de dag zal verlopen. Zo weten zij waar ze zich op moeten voorbereiden. Dit hoeft geen volledig draaiboek te zijn, maar je kan hier de dagindeling tonen.
Aandachtspunten voor de beste uitnodiging.
Wat betreft de organisatie van een bedrijfsuitje is het belangrijk om aandacht te besteden aan het maken van de uitnodiging, die zowel informatief als aantrekkelijk is. Je kan dit ook gebruiken als checklist, zodat je niks vergeet bij jouw uitnodiging. Hieronder vier tips!
Tip 1: Maak het visueel aantrekkelijk
Je kunt ervoor kiezen om een uitnodiging te laten ontwerpen, maar je kan het ook zelf maken.Kies dan bijvoorbeeld door een online grafisch ontwerp programma zoals Canva of Adobe Photoshop. Pas je afbeeldingen en kleurenpatroon aan op de gelegenheid. Voor een formeel evenement kun je kiezen voor elegantere kleuren zoals donkerblauw en goud of zilver. Als je een informele dag voor ogen hebt dan kan je het beste kiezen voor levendige kleuren zoals geel, oranje of bijvoorbeeld paars. Zorg er altijd voor dat de tekst goed leesbaar blijft en dat de kleuren niet te heftig zijn. Voeg daarnaast een aantal grafische elementen/afbeeldingen toe, zoals iconen en illustraties of foto’s. Een goed kleurenschema en passende visuals maken je uitnodiging niet alleen aantrekkelijk, maar ook uitnodigend.
Tip 2: Tone of voice
Bij het ontwerpen van een uitnodiging is het cruciaal om ervoor te zorgen dat de toon of voice goed aansluit bij het bedrijf, de genodigden en de aard van de activiteit. Hier zijn enkele richtlijnen om dat effectief te doen:
Afstemmen op het bedrijf: De tone of voice van je uitnodiging moet de identiteit en cultuur van je bedrijf weerspiegelen. Als je bedrijf bijvoorbeeld bekendstaat om zijn formele en professionele uitstraling, moet de uitnodiging een zakelijke toon hebben. Voor een informeel bedrijf kun je een speelse en vriendelijke toon gebruiken. Dit helpt consistentie in je bedrijfscommunicatie te behouden.
Aanspreken van de genodigden: Denk na over wie de genodigden zijn en wat hen aanspreekt. Gebruik altijd een benaderbare en respectvolle toon in je uitnodiging.
Passend bij de activiteit: De tone of voice moet ook afgestemd zijn op de activiteit die je organiseert. Als het een formeel diner of een zakelijke conferentie betreft, houd de boodschap dan professioneel. Voor een informeel bedrijfsuitje of een gezellig feest, kun je een meer ontspannen en enthousiaste toon toepassen.
Enthousiasme overbrengen: Wat voor soort evenement het ook wordt, zorg ervoor dat je de boodschap enthousiast overbrengt. Een uitnodiging die plezier uitstraalt, zal meer mensen aantrekken om naar het bedrijfsuitje te komen.
Tip 3: R.S.V.P
Dit staat voor het Frans ‘répondez s’il vous plaît’ en betekent gelieve te antwoorden. Om het overzicht te houden over het aantal aanwezigen, is het handig om gasten te vragen om hun aanwezigheid te bevestigen. Vergeet niet een manier te bieden waarop mensen hun aanwezigheid kunnen bevestigen en zet hiervoor een deadline. Zo weet de organisatie met hoeveel mensen ze rekening moeten houden en kun je inzicht krijgen in eventuele allergieën of speciale wensen. Bevestig dat je de aanmelding hebt ontvangen, zodat genodigden weten dat de informatie goed is doorgekomen.
Tip 4: Stuur een herinnering
Vergeet niet om een paar dagen voor het evenement een herinnering te sturen. Dit kan vooral handig zijn als er belangrijke zaken zijn die mensen niet mogen vergeten, zoals het meenemen van sportkleding of het doorgeven van dieetwensen.
Do’s and Don’ts:
Je wilt natuurlijk de beste versie versturen! Daarom hier nog een aantal do's and dont’s, die je goed kan gebruiken bij het maken van de uitnodiging om de uitnodiging nóg beter mee te maken.
Do’s:
Wees duidelijk en informatief in de uitnodiging: zorg ervoor dat alle relevante informatie duidelijk wordt vermeld.
Personaliseer de uitnodiging: gebruik (als het kan) namen van ontvangers en zorg voor een persoonlijke toon om de betrokkenheid te vergroten.
Stel een agenda voor om verwachtingen en enthousiasme op te wekken.
Voeg contactinformatie toe: vermeld een contactpersoon voor eventuele vragen of verzoeken, zodat deelnemers weten waar ze terecht kunnen.
Stuur de uitnodiging vroegtijdig uit: Verstuur de uitnodiging ruim van tevoren zodat mensen hun agenda kunnen vrijmaken.
Dont's
Vermijd onzekerheid: Zorg ervoor dat alle informatie correct en volledig is. Vage of ontbrekende details kunnen verwarring veroorzaken.
Voorkom onnodige complexiteit: De uitnodiging moet overzichtelijk zijn. Te veel informatie of een ingewikkeld ontwerp kan verwarrend zijn.
Geen negatief taalgebruik: geen taal die verplichtingen suggereert, houd de toon positief en uitnodigend.
Conclusie:
Een goede uitnodiging voor een bedrijfsuitje is cruciaal om collega’s te informeren en enthousiast te maken. Kies tussen een online of offline uitnodiging, afhankelijk van de groepsgrootte. Zorg ervoor dat alle essentiële informatie zoals datum, tijd, locatie, dresscode en programma duidelijk vermeld wordt. De vormgeving speelt ook een belangrijke rol: een visueel aantrekkelijke uitnodiging met een passend kleurenschema en goed leesbare tekst trekt meer aandacht.
Daarnaast moet de tone of voice afgestemd zijn op de bedrijfscultuur en het type evenement, of dit nu formeel of informeel is. Vraag om een RSVP en geef de deadline om het aantal deelnemers en eventuele wensen te registreren. Stuur enkele dagen voor het evenement een herinnering om de laatste details te bevestigen. Zorg dat de uitnodiging informatie en duidelijk is, zonder overbodige complexiteit of verwarrende details. Vermijd negatief taalgebruik en creëer een positieve, uitnodigende sfeer. Een goed doordachte uitnodiging draagt direct bij aan het succes van het bedrijfsuitje.
Veelgestelde vragen
Personaliseer de uitnodiging door de naam van de ontvanger te vermelden en relevante informatie te delen die specifiek op de groep of persoon is afgestemd.
Een uitnodiging voor een bedrijfsuitje moet idealiter vier tot zes weken van tevoren worden verstuurd om iedereen de kans te geven het evenement in hun agenda te zetten.
De uitnodiging moet de vijf W’s bevatten: wat, wanneer, waar, wie en waarom. Vergeet ook niet eventuele thema’s, dresscodes, en praktische informatie zoals vervoer en dieetwensen.
Dit hangt af van het type evenement. Digitale uitnodigingen zijn snel en efficiënt, terwijl fysieke uitnodigingen meer indruk kunnen maken bij formele gelegenheden.
Vraag een RSVP in de uitnodiging en herinner de genodigden enkele dagen voor het evenement. Maak de uitnodiging aantrekkelijk door het evenement te bedrukken als een unieke kans voor teambuilding en plezier, en benadruk eventuele speciale activiteiten of verrassingen.
Vermeld in de uitnodiging dat mensen hun dieetwensen kunnen doorgeven, zodat je hier rekening mee kunt houden bij de organisatie van eten en drinken.
Vraag een RSVP in de uitnodiging en herinner de genodigden enkele dagen voor het evenement. Maak de uitnodiging aantrekkelijk door het evenement te bedrukken als een unieke kans voor teambuilding en plezier, en benadruk eventuele speciale activiteiten of verrassingen.